海南關于做好2019年度檔案歸檔移交工作的通知

　　按照《高等學校檔案管理辦法》的規(guī)定要求，請各部門將本部門2019年產生的屬歸檔范圍的各類文件資料整理好移交至檔案室。若有2019年度以前未歸檔的檔案，按要求分年度整理好一并歸檔。現就有關事項通知如下：

　　一、歸檔范圍

　　(一)凡本部門在工作活動中直接形成的，能反映本部門工作和活動的，具有一定保存價值的文字、圖表、聲像等各種不同形式的載體材料均屬本單位檔案的歸檔范圍。

　　(二)歸檔的文件材料包括紙質材料和相應的聲像、電子等文件材料(如照片、光盤等)。聲像、電子類文件材料應隨紙質文件材料一同歸檔。

　　(三)以學校名義獲得的各種證書、獎牌、獎杯、錦旗等以及在校際交流中具有保存價值的實物檔案。

　　二、歸檔要求

　　(一)各部門應對歸檔工作給予高度重視，認真做好本部門檔案資料的收集、整理和歸檔工作。保證歸檔文件材料收集完整、齊全。特別要注重各類重大活動及會議的圖片、影像資料的收集和歸檔。

　　(二)凡各部門產生的文件材料涉及多個部門的，由主辦部門負責歸檔，相關部門協助提供相關材料。

　　(三)歸檔的紙質文件材料必須是原件，復印件原則上不歸檔。請示類文件如已答復，須提供相關批復材料，上級來文需要辦理并上報相關材料的，要求將上報的相關材料附上。各單位報表、名冊、圖冊、匯編等已裝訂的材料，以冊(本)為單位移交。

　　(四)聲像檔案：錄音、錄像帶、錄影光盤、數碼照片等均應貼上標簽, 必須附有文字說明，內容包括事由(事件)、時間、地點、人物、拍攝者。

　　(五)實物檔案：標明實物名稱、獲得時間和頒發(fā)(贈)單位。

　　(六)各部門及個人原則上不保留任何檔案，如工作需要備查的可保留復印件。

　　三、檔案移交

　　(一)歸檔驗收

　　移交檔案時，交接雙方當面檢查，按歸檔要求進行驗收,不符合要求的要退回歸檔部門返工，直至驗收合格后方可辦理移交手續(xù)。

　　(二)移交手續(xù)

　　歸檔單位移交檔案材料時必須填寫“檔案移交目錄表”，“檔案移交目錄表”須部門負責人簽字并加蓋所在部門印章;若無檔案材料移交的部門，要求寫一份無檔案移交的情況說明，部門負責人簽字并加蓋所在部門印章。

　　(三)移交時間

　　為了保證學院檔案的立卷歸檔按進度進行，各部門務必于2020年4月30日前移交2019年度歸檔材料。

　　(四)移交地點

　　學院綜合檔案室(行政大樓7樓前臺旁接待室內)，聯系人：周麗，聯系電話：65336159，郵箱：15150002@qq.com。

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